Een werkdag zo goed mogelijk benutten is een vak apart. Het is voor de meeste mensen lastig om zich voor langere tijd te concentreren en om orde te houden. Ook met time management hebben de meeste mensen moeite. Bij sommige collega’s slingeren er stapels papier rond op hun bureau waardoor het kantoor rommelig oogt en je mogelijk afgeleid raakt. In dit artikel delen we een aantal tips om jouw werk zo efficiënt mogelijk te maken.
Zorg voor een opgeruimd bureau
Een opgeruimd huis (je werkplek voelt vaak ook als je tweede huis aangezien je er zo vaak te vinden bent) zorgt voor een opgeruimd hoofd wordt er gezegd. Rondslingerende papieren, gebruikte kopjes en pennen zorgen voor afleiding waardoor jij je minder goed kunt concentreren. Een oplossing voor de papieren zou een dms systeem van Infoland kunnen zijn. Hiermee worden alle document digitaal opgeslagen. Daarnaast kun je elke avond voor je weggaat je bureau opruimen en zorgen dat je kopjes of glazen opgeruimd zijn en dat je pennen weer in je pennenbakje staan. Zo kun je de volgende ochtend meteen aan een opgeruimd bureau aan de slag.
Start je werkdag niet met e-mail beantwoorden
De meeste mensen starten hun dag met het openen van hun mailbox en het beantwoorden van e-mail. Het is echter veel verstandiger om je e-mails te checken op prioriteit en alles waar je niet direct mee aan de slag hoeft later te doen. ’s Ochtends ben je het meest productief, dus zorg ervoor dat je meteen aan een belangrijke klus begint. Als ‘pauze’ tussendoor kun je dan e-mails beantwoorden.
Nog een tip: zet meldingen voor e-mails uit. Hier raak je alleen maar door afgeleid, check gewoon regelmatig je e-mail. Als er echt dringende zaken zijn belt men wel.
Plan je taken in
Je weet precies wat je moet doen, dus je rondt je taken gewoon een voor een af. Helaas werkt het niet altijd zo, want er komen vaak dingen tussendoor die je op moet lossen. Het is verstandig om in te schatten hoe lang je met een bepaalde taak bezig bent en dit in te plannen in je agenda. Zo heb je een duidelijk overzicht en kun je bijvoorbeeld tegen een collega die vraagt of je een bepaalde klus even over wil nemen makkelijk aangeven of je er tijd voor hebt en wanneer.