Zou je graag productiever willen zijn op je werk? Lijkt het vaak of je uren tekort komt op een dag? Misschien is het dan tijd voor een betere planning en meer structuur in je werkdag. Je zal zien dat je hierdoor veel meer gedaan krijgt op een dag. Maar meer structuur aanbrengen is makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe begin je hiermee?
Een dagplanning maken
Het belangrijkste van het aanbrengen van meer structuur in je werkdag is het maken van een goede planning. Dit lijkt een tijdrovende klus waardoor je veel tijd verliest, maar met een goede planning bespaar je jezelf juist enorm veel tijd. Je bespaart veel meer tijd dan dat het maken van de planning heeft gekost. Maak aan het begin van de dag, of aan het einde van de werkdag ervoor, een lijst van taken die je moet gaan uitvoeren. Bekijk goed welke taken de hoogste prioriteit hebben en werk van meeste prioriteit naar minste prioriteit. Zorg er in je planning voor dat je de dag begint met de rotste klus. Op die manier hoef je daar niet heel de dag tegenaan te hikken en voel je je de rest van de dag beter. Ook ben je ‘s ochtends gemotiveerder dan in de middag, waardoor het afhandelen van deze taak sneller gaat.
Vaste momenten
Er zijn altijd taken die elke dag terugkeren. Denk bijvoorbeeld aan het checken van e-mail en social media. Plan deze taken elke dag op een vast moment in. Maak hier een routine van. Kies er bijvoorbeeld voor om je e-mail alleen om 10 uur ‘s ochtends te checken en de rest van de dag niet meer. Een taak als het checken van e-mail is stiekem enorm tijdrovend, omdat je deze heel de dag door checkt en vaak gelijk antwoord. Als je hier één moment voor kiest, is dit veel efficiënter. Dan heb je ook de verleiding niet meer om heel de dag te kijken. Plan je pauzes ook op vaste momenten in en houd je hieraan. Het nemen van een pauze is enorm belangrijk voor je productiviteit.
Ruim plannen en evalueren
Zorg er bij het maken van een planning altijd voor dat je alles ruim inschat. Taken kunnen soms langer duren dan normaal en er kunnen altijd dingen tussendoor komen. Gesprekken kunnen uitlopen. Als je alles ruim inplant, is de kans kleiner dat je hele planning in de war wordt geschopt als iets niet loopt zoals gepland. Elimineer voor een zo hoog mogelijke productiviteit alle afleiding, zoals je telefoon en social media. Zet desnoods muziek op als je je hierdoor beter kunt concentreren. Houd een dagrapportage bij waarin je precies omschrijft wat je op een dag hebt gedaan en hoelang je hierover hebt gedaan. Op deze manier zie je achteraf waar het mis is gegaan als het niet is gelukt om je aan de planning te houden. Voel je je gemotiveerder om meer structuur aan te gaan brengen in je werkdag? Lees dan snel nog meer tips om je werkdag productiever te maken.
