Als ondernemer bent u verplicht om de Belastingdienst te bewijzen dat u of uw medewerkers met de auto’s van de zaak niet meer dan 500 privékilometers hebben gereden op kalenderbasis. Wanneer uzelf of een van uw medewerkers deze grens van 500 privékilometers overschrijd dan brengt de Belastingdienst een bijtelling in rekening. Wanneer deze bijtelling is veroorzaakt door een van uw medewerkers wilt u natuurlijk deze bijtelling kunnen tellen bij het loon van de desbetreffende werknemer. Een ritregistratiesysteem geeft u als ondernemer inzicht in het aantal kilometers dat is gereden met uw zakelijke auto’s. Door een dergelijke kilometerregistratie verzekerd u uzelf van inzicht in het privégebruik van uw zakelijke auto’s door werknemers. Daarnaast voldoet u hiermee aan de verplichting van de Belastingdienst. Op welke punten kunt u letten bij de aanschaf van een ritregistratiesysteem?
Voldoen aan de eisen van de Belastingdienst
Er zijn diverse aanbieders en systemen op de markt om uw zakelijke en privékilometers te registreren. Als ondernemer kan het lastig zijn om een goed systeem te vinden dat aan uw eigen wensen en de eisen van de Belastingdienst voldoet. U overweegt ten slotte een ritregistratiesysteem om op efficiëntere wijze te voldoen aan de eisen van de Belastingdienst omtrent de rittenregistratie. De rittenregistratie van uw bedrijf moet voor de Belastingdienst sluitend en controleerbaar zijn. De belangrijkste voorwaarde van een ritregistratie systeem is dan ook dat het systeem als bewijs wordt erkend door de Belastingdienst.
Keurmerk RitRegistratieSystemen
Om u te helpen met uw keuze voor een ritregistratiesysteem hebben de leveranciers van ritregistratiesystemen in samenwerking met de Belastingdienst een keurmerk ontwikkeld. Het RitRegistratieSystemen keurmerk (RRS) wordt gegeven aan ritregistratiesystemen die aan alle eisen van de Belastingdienst voldoen. Decos cartracker is een van de eerste leveranciers die dit keurmerk heeft mogen ontvangen. De software van Cartracker is in tegenstelling tot sommige leveranciers van kilometerregistratiesystemen wel aangepast aan de veranderende normen van de Belastingdienst.
Nauwkeurigheid van het ritregistratiesysteem
Ook de nauwkeurigheid van het ritregistratiesysteem is een belangrijk punt waar u rekening mee kunt houden bij de aanschaf van een dergelijk systeem. U wilt tenslotte een goed beeld van het daadwerkelijk aantal gereden kilometers op jaarbasis. De nauwkeurigheid van een ritregistratiesysteem wordt bepaald door het aantal keren dat de coördinaten van uw zakelijke auto’s worden vastgelegd. Hoe vaker de coördinaten worden vastgelegd hoe kleiner de afwijking is tussen het daadwerkelijk aantal gereden kilometers en de rapportages die u ontvangt van het ritregistratiesysteem. Laat u uw kilometers handmatig registreren door de administratie of kiest u voor het gemak van een ritregistratiesysteem met RRS keurmerk?