Als ondernemer is het hebben van een gestructureerde financiële administratie een must. Zolang je de administratie goed bijhoud zul je er veel profijt uit kunnen halen.
Waaruit bestaat een goede administratie?
Een georganiseerde administratie geeft je op ieder moment inzicht in de financiële positie van het bedrijf. Hierdoor ben je altijd op de hoogte van een stijging in de winst of juist in de kosten.
Onderstaande punten horen allemaal bij de financiële administratie:
- Bankafschriften
- Correspondentie
- Kasadministratie en kassabonnen
- Financiële aantekeningen
- Contracten
- Facturen (ontvangen en verzonden)
- Agenda’s
De opzetting en het bijhouden van een administratie is net als het onderhouden van een huis of auto. Nalatigheid en onoordeelkundig laten voeren van de administratie resulteert altijd tot onnodige hoge kosten en naheffingsaanslagen. Een groot deel hiervan kan voorkomen worden door het uitbesteden aan een payroll bedrijf. Een payroll bedrijf neemt het personeel op papier in dienst en regelt zo alle salarisadministratie. Denk dus aan de Belastingdienst, UWV etc.
Op basis van de gegevens die met een goede boekhouding gewonnen kunnen worden, kunt u goed onderbouwde beslissingen maken in geval van investeringen. Daarnaast is de financiële administratie van belang met betrekking tot de communicatie met derden. Denk hierbij aan banken of kredietverstrekkers.
Bewaarplicht
Als ondernemer bent u wettelijk verplicht alle financiële administratie bij te houden en 7 jaar lang te bewaren. De administratie over onroerende zaken moeten zelfs 10 jaar lang bewaard worden. Deze verplichting geldt ook als u uw bedrijf binnen de genoemde periode beëindigt.