Home » Overige » Efficiënt vergaderen

Efficiënt vergaderen

Bij een vergadering is iedere deelnemer verantwoordelijk voor de resultaten. Wat komt er dan allemaal kijken bij een efficiënte vergadering? Moet je de vergadering zelf regelen? Boek dan een vergaderruimte Apeldoorn bij Orpheus. Dat is weer eens wat anders dan het standaard saaie vergaderen.

Zet voor het vergaderen een aantal punten op een rij:

  • Waarom vergaderen we?;
  • Waarom neem ik deel aan deze vergadering?;
  • Wat wordt er van mij gevraagd?;
  • Hoe frequent vindt deze vergadering plaats?;
  • Kan ik waarmaken wat van mij verwacht wordt?

Bedenk je eerst of het voor jou ook toegevoegde waarde heeft om naar de vergadering te gaan. Heb je er tijd voor? Gaat het over een opdracht waar jij ook aansprakelijk voor bent? Er ligt een grote grens tussen wat mag en wat moet.

Draag iets bij aan de vergadering. Jij en jouw collega’s hebben er geen voordeel aan als je alleen maar voor je uit gaat zitten staren.

 

De voorbereiding

Er zijn twee methodes die mensen die zich niet voorbereid hebben op een vergadering kunnen hanteren:

  • Polderen: Ze praten veel zodat ze er bij een volgende vergadering nog eens op terug kunnen komen;
  • Duiken: Ze zeggen helemaal niets.

Dit kun je dus snel herkennen, wat je reputatie niet ten goede doet. De voorbereiding is cruciaal om efficiënt te vergaderen. Een vergadering met goede voorbereide deelnemers is al sneller een inspirerende bijeenkomst.

 

Hoe kun je je voorbereiden?

Welke onderwerpen komen gegarandeerd ter sprake? Check de notulen van de vorige vergadering even, zo kun je een beetje voorspellen wat er gaat komen. Heb je gedaan wat er van je verwacht werd? Welke rol zou je aan willen nemen tijdens en na de vergadering? Bedenk alvast een paar punten waar je over zou willen praten.

 

Tijdens het vergaderen

Tijdens de vergadering krijg je te maken met inhoud en vorm. Om een bijdrage te kunnen leveren, is het goed om je daarvan bewust te zijn. De voorzitter en de notulist zijn afhankelijk van goede deelnemers.

Om de juiste bijdrage te kunnen leveren is het belangrijk dat je je goed voorbereidt op de onderwerpen. Je moet dus weten wat je kunt verwachten en hoe je hier op in moet spelen. Het is slim vooraf te bepalen welke input je wilt geven. Er gelden natuurlijk nog een aantal redenen tijdens het vergaderen:

  • Laat elkaar uitpraten;
  • Neem iedere bijdrage serieus;
  • Ga respectvol met elkaar om;
  • Luister goed;
  • Probeer altijd een bijdrage te leveren;
  • Val elkaar niet in de rede.

 

Na de vergadering

Wacht niet tot je de notulen van een vergadering hebt. Plan direct na de vergadering ruimte in je agenda om eventuele acties te ondernemen. Zorg dat je ze zo goed inplant dat je waar kunt maken wat je hebt besproken.

Check de notulen zodra je ze hebt ontvangen. Als bepaalde zaken niet juist zijn weergegeven, dan kun je dat meteen zien en ook wijzigen.

 

Plaats een reactie