Er komen steeds meer speciale dagen bij waarbij iets gevierd wordt. Je hebt natuurlijk de traditionele dagen zoals: een verjaardag, afronding van een diploma, jubileum, opening en ga zo maar door. Maar ook voor steeds meer specifieke beroepen komt een speciale dag. Op 21 april vind bijvoorbeeld de nationale secretaresse dag plaats. Maar hoe wordt je eigenlijk secretaresse en wat doe voor taken heb je dan?
Verschillende opleidingen
Tegenwoordig zijn er allerlei soorten opleidingen, cursussen en trainingen te volgen om een bepaald doel te bereiken. De reguliere, of wel, voltijd opleidingen zijn algemeen bekend. Men moet nagenoeg iedere werkdag naar school om lessen te volgen. Veelal duurt deze opleiding zo’n vier jaar waarbij je tussentijds stage zal lopen om praktijkervaring op te doen. De voltijd opleiding wordt over het algemeen het meest doorlopen door jongeren. Daarnaast zijn er ook deeltijdopleidingen. Vaak bestaan deze uit één schooldag per week en wordt er de overige vier werkdagen op kantoor gewerkt. Op deze manier leer je voornamelijk vanuit de praktijk en vult school de algemene theoretische kennis van het vak aan. Daarnaast is de schooldag ook een goed moment voor feedback op bepaalde problemen waar je tegenaan loopt. Deeltijd opleidingen worden voornamelijk gevolgd door studenten die liever werken dan op school zitten, of jonge volwassenen die doorgroeimogelijkheden hebben gekregen binnen het bedrijf.
Heb je voor een vol- of deeltijd opleiding geen tijd? Dan zijn er altijd nog cursussen en trainingen te volgen. Veelal nemen deze een dagdeel of gehele dag per week in beslag voor een kortere periode. De secretaresse opleiding is hier een voorbeeld van. Naast je huidige baan ben je één ochtend of avond kwijt aan de opleiding. Op deze manier kun je gewoon blijven werken terwijl je een opleiding volgt. Voor velen is dit een goede oplossing om de financiële situatie in stand te kunnen houden.
Wat doet een secretaresse?
Een secretaresse wordt vaak een duizendpoot genoemd. Je bent ook daadwerkelijk met allerlei zaken tegelijk en door elkaar bezig. Tijdens de opleiding leer je te werken met Microsoft Office programma’s en klant gericht handelen. Daarnaast worden je communicatieve vaardigheden evenals je gesprekstechnieken verbeterd. Ook leer je om te gaan met privacy gevoelige gegevens en de opslag daarvan. De secretaresse is vaak degene die aan de balie zit. Je verwelkomt gasten en klanten en begeleid hen naar de juiste medewerkers. Daarnaast neem je ook de telefoon aan en plan je afspraken in. Tijdens vergaderingen notuleer je en zorg je ervoor dat na de vergadering iedereen de notulen in zijn postvak krijgt.
Vanwege de veelzijdigheid van de secretaresses is in Amerika de secretaresse dag ontstaan. Op deze dag wordt stilgestaan bij de toegevoegde waarde van een secretaresse aan de onderneming en wordt hij of zij extra in het zonnetje gezet.